Tips voor ieder bedrijfsevenement

13 oktober 2022

Een bedrijfsevenement organiseren voor al je collega’s kan een enorm leuke taak zijn, maar het kan ook een hoop geregel zijn. Om je op weg te helpen zijn hier een aantal punten om in ieder geval rekening mee te houden.

Het doel en de doelgroep van het bedrijfsevenement

Een bedrijfsevenement kan verschillende doelen hebben. Is er bijvoorbeeld iets te vieren of is de samenkomst voornamelijk ter informatie? Daarnaast moet duidelijk zijn wie de doelgroep is. Een hele hoop zaken zijn namelijk anders in te vullen wanneer de groep vooral uit jongeren of uit 50-plussers bestaat. Het genre muziek dat gedraaid wordt maakt bijvoorbeeld al een wereld van verschil, maar ook de locatie, aankleding en uitnodiging verschillen hierbij enorm. Je wilt een groep 50-plussers bijvoorbeeld niet te veel laten lopen, en een groep jongeren niet alleen stil laten zitten. Wanneer de groep niet al te groot is, kan het misschien zelfs een goed idee zijn om te zorgen voor een mogelijkheid tot overnachting. Camping De Boerinn heeft bijvoorbeeld meerdere hutten en tenten voor deze gelegenheden.

Het is dus van groot belang om een duidelijk doel voor ogen te hebben bij het organiseren van het bedrijfsevenement.

Communicatie

Denk er ook vooral aan dat mensen een druk leven leiden. Om te voorkomen dat er al andere plannen gemaakt zijn is het daarom van belang om tijdig het evenement te communiceren. Laat hierbij ook vooral weten welke activiteiten er zullen zijn en houd ze nieuwsgierig met een verrassing. Stel een communicatieplan in om iedere partij op tijd op de hoogte te stellen van hun taak of gevraagde aanwezigheid.

Het te besteden budget

Zorg ervoor dat een budget vaststaat voor het gehele evenement. Probeer hier altijd onder te blijven zitten met het plannen van het evenement, er zijn namelijk altijd onvoorziene kosten waar een buffer beschikbaar voor moet zijn. Stel daarom van tevoren een begroting op zodat alles in kaart is gebracht. Vergeet ook niet dat er fondsenwervingen zijn voor verschillende maatschappelijke doeleinden. Het loont vaak om dit aan te vragen.

Houd een draaiboek bij

Erg belangrijk wanneer er meerdere activiteiten zijn tijdens het evenement, is het bijhouden van een draaiboek. Zo weet je altijd precies wanneer welke activiteit begint. Op deze manier wordt er meer overzicht behouden en zijn problemen makkelijker bij te sturen. Wanneer bijvoorbeeld een spreker wat later aanwezig is dan gepland, weet je precies door welke andere activiteit deze kan worden vervangen.

Bedrijfsevenement bij Camping De Boerinn

Bij De Boerinn denken we altijd met je mee wat mogelijk is binnen de tijd en het budget. Er is genoeg plek voor vrijwel ieder bedrijfsevenement. Schroom daarom niet om contact met ons op te nemen via de contactpagina of door te bellen naar 0348 – 40 12 00.